05
Nov

5 Tips Merencanakan Acara, Meski Anda Bukan Event Organizer

Jika Anda perlu merencanakan sebuah acara, namun Anda tidak memiliki latar belakang dalam manajemen  perencanaan acara atau yang biasa disebut EO. Tapi entah bagaimana tugas ini telah dipercayakan pada bahu Anda.

Santai. Kami di sini datang untuk membantu.

Banyak organisasi tidak memiliki orang yang berdedikasi untuk manajemen event. Ini yang sering membuat acara gagal. Berikut beberapa tips yang berguna untuk membantu Anda :

1. Papan Tulis Strategi

Tidak peduli jenis acara yang Anda rencanakan, Anda perlu memetakan strategi. Apa tujuan acara Anda? Apakah Anda memperkenalkan produk baru atau layanan kepada pelanggan? Apakah tujuan akhir Anda adalah untuk mendapatkan pengaruh, Anda harus menulisnya di papan tulis strategi. Lihatlah penonton ideal Anda, apa pesan yang ingin Anda sampaikan bisa dimengerti, Anda akan tidak tahu apakah acara Anda akan sukses atau justru kacau kecuali Anda memiliki metrik yang tepat.

2. Pentingnya Anggaran 

Setelah memiliki tujuan yang diuraikan, Anda perlu mempertimbangkan berapa banyak biaya untuk mencapai tujuan tersebut. Secara pribadi, saya membuat daftar dari setiap item biaya tunggal yang saya perlukan untuk membuat acara ini. Hal ini dapat mencakup undangan, perawatan grafis untuk website, makanan, minuman, musik, hadiah, dll. Pikirkan kembali ke acara yang pernah Anda hadiri dan bayangkan hal-hal kecil yang terlibat. Apa yang benar-benar Anda butuhkan. Checklist segala kebutuhan yang sudah dan belum terpenuhi dan mulailah mengembangkan harga keseluruhan item.

3. Waktu dan Tempat untuk Setiap Acara

 Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan acara harus lebih dulu merencanakan kapan dan di mana acara ingin diadakan. Jika Anda menargetkan eksekutif yang sibuk, misalnya Anda bisa merencanakan sarapan mewah. Sebuah acara networking yang terbaik yang disajikan di malam hari dengan koktail. Presentasi di sebuah bar. Menyadari bagaimana lingkungan sangat mempengaruhi rentang perhatian orang-orang dan pesan yang ingin disampaikan.

4. Iterasi dari Undangan Undangan

untuk acara Anda adalah salah satu aspek yang paling penting dari seluruh proses perencanaan. Anda tidak ingin mengirim undangan pertama terlalu cepat atau terlalu terlambat. Tiga minggu sebelum acara adalah aturan yang baik dilakukan. Buatlah undangan yang lebih rinci, dengan penjelasan tempat yang jelas, hindari bahasa yang berbelit-belit. Yang terpenting, buatlah para pembaca mudah membacanya.

5. Kunjungi Tempat 

Kunjungi tempat sehari sebelum acara. Bayangkan bagaimana Anda ingin orang-orang menikmati acara ini. Tandai tempat-tempat yang diperlukan untuk menghindari kebingungan. Di mana Anda harus meletakkan lokasi parkir? Pada dasarnya, Anda ingin memahami apa yang pertama akan melihat dari saat mereka berjalan menuju gerbang acara Anda. Dan satu-satunya cara untuk mengantisipasi bagaimana acara Anda akan berlangsung adalah berjalanlah dipintu masuk seolah-olah Anda menjadi tamu undangan.