05
Nov

Cara Merencanakan Event Bisnis Anda Dengan Baik

Merencanakan event bisnis memerlukan perencanaan dan organisasi. Jika Anda meluangkan waktu untuk belajar bagaimana merencanakan event bisnis ini, maka Anda akan menemukan bahwa setiap peristiwa bisnis secara berturut-turut menjadi sedikit lebih mudah untuk merencanakannya. Sebuah event bisnis adalah investasi perusahaan Anda dalam memasarkan produk atau beberapa aspek lain dari bisnis. Untuk memaksimalkan laba atas investasi Anda, Anda perlu mengembangkan proses perencanaan event agar bisa sukses dan sesuai dengan yang perusahaan inginkan. Berikut beberapa cara untuk merencanakannya:

1. Menentukan ruang lingkup acara Anda dengan memutuskan apa dampak yang ingin dibuat.  

Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa peluncuran produk harus dilakukan di aula besar sementara pihak apresiasi pelanggan informal akan cocok untuk gudang Anda. Buatlah daftar pada secarik kertas dari segala sesuatu yang ingin Anda capai dalam event Anda, dan kemudian gunakan daftar itu untuk menentukan ruang lingkup acara.

2. Menyusun daftar tamu yang akan mencakup setiap orang yang ingin Anda undang ke acara tersebut 

Jika Anda berencana untuk memiliki event yang terbuka untuk umum, maka Anda masih akan perlu memperkirakan apa yang Anda siapkan untuk kehadiran mereka.

3. Pertimbangkan tema untuk acara Anda.  

Misalnya, jika Anda memiliki event yang mengapresiasikan pelanggan maka mungkin menarik membuat kostum untuk mereka. Ketika Anda mengembangkan tema, maka Anda dapat mulai untuk menentukan bagaimana mendekor event tersebut sesuai dengan yang Anda rencanakan. Mengembangkan daftar dekorasi acara, speaker dan biaya set-up, termasuk katering dan menyewa bantuan yang diperlukan untuk menjalankan acara tersebut. Pada titik ini Anda tahu lingkup acara Anda. Termasuk berapa banyak orang yang Anda akan ingin untuk hadir di event Anda, jenis display dan dekorasi. Ini akan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah Anda akan memiliki fasilitas di event Anda atau jika Anda akan perlu untuk menyewa sebuah aula. Biaya sewa juga harus disertakan sebagai bagian dari biaya acara set-up Anda.Jangan lupa untuk mendeskripsikan event tersebut ke karyawan Anda dan meminta sukarelawan untuk membantu menjalankan acara tersebut. Semakin sedikit staf Anda harus membayar, semakin banyak uang yang Anda simpan di acara tersebut.

4. Menentukan bagaimana Anda ingin mengiklankan event bisnis Anda.  

Jika Anda melakukan undangan saja maka biaya Anda hanya untuk undangan dan ongkos kirim. Jika Anda melakukan sebuah acara yang terbuka untuk umum maka Anda akan perlu mengumpulkan daftar biaya iklan untuk media, seperti radio, televisi dan cetak.

5. Mengkompilasi semua informasi Anda ke dalam anggaran 

Anggaran harus mengandung aspek rinci tentang bagaimana uang tersebut akan digunakan, berapa banyak setiap item baris akan biaya dan grand total untuk acara tersebut. Tambahkan tambahan 20 persen untuk semua biaya untuk memungkinkan perubahan dalam rencana atau masalah selama perencanaan acara dan pelaksanaan.